Sau khi đã định rõ được cách bố trí bảng, bạn cần kiểm tra và cải tiến bảng. Bạn có thể làm điều này một cách dễ dàng bằng cách sử dụng chế độ Datasheet cho bảng. Hiển thị chế độ Datasheet cho bảng Business (nếu bạn cần giúp đỡ, trở lại chương 2). Bạn sẽ thấy một Datasheet trống như hình 1.

Hình 1: Chế độ Datasheet cho bảng Business Customers.

Phải mất một lúc đề chờ Datasheet xuất hiện. Nếu các tên trường không xuất hiện đúng như bạn đã đặt, hãy chuyển tới cửa sổ Design view và thực hiện thay đổi tới những thuộc tính Caption của các trường có nhãn không thỏa mãn. (Bạn có thể nhớ lại từ chương 3 rằng Access hiển thị thuộc tính Caption ở phía đầu mỗi cột Datasheet). Để chuyển giữa chế độ Datasheet và Design view, sử dụng biểu tượng ngoài cùng bên trái trên thanh công cụ.

Đó là cách cải tiến lại bảng, bạn nhập thông tin vào chế độ Datasheet. Sau đó, chuyển tới cửa sổ Design view để thực hiện thay đổi. Khi thay đổi hoàn thành, trở lại chế độ Datasheet để tiếp tục nhập thông tin. Tiến trình lặp đi lặp lại giúp bạn nhanh chóng thực hiện bảng đạt yêu cầu tốt nhất.

Với bảng thiết kế đã hoàn thành, nhập một bản ghi. Với bản ghi đầu tiên, sử dụng thông tin trong bảng 1.

Bảng 1: Thông tin cho bản ghi đầu tiên.

Khi nhập thông tin, bạn có thể đưa ra một cách để làm dữ liệu nhập dễ dàng hơn. Ví dụ, nhập số điện thoại sẽ dễ hơn nếu bạn thiết lập thuộc tính Input Mask cho trường số điện thoại.

Trở lại cửa sổ Design view và chọn trường số điện thoại đầu tiên (Main Phone). Thiết lập thuộc tính Input Mask (mặt nạ nhập liệu) cho trường này theo các bước sau:

1. Kích chuột vào hộp Input Mask ở phía dưới cửa sổ Design view. Bạn sẽ thấy biểu tượng Builder (một nút có 3 dấu chấm) xuất hiện phía bên phải hộp.

2. Kích chuột vào biểu tượng Builder. Bạn thấy hộp thoại Input Mask Wizard xuất hiện. Lựa chọn ở mục Input Mask là Phone Number (hình 2)

Hình 2: Hộp thoại Input Mask Wizard

Nếu muốn sử dụng mặt nạ nhập liệu cho các số điện thoại, kích chuột vào nút Next. Hộp thoại tiếp tục hiển thị như hình 3.

Hình 3: Bạn có thể thay đổi vị trí các ký tự ở hộp thoại này

1. Nếu bạn muốn, hãy thay đổi dấu ngăn cách mà input mask sẽ sử dụng (thường mặc định là dấu gạch chân).

2. Kích chuột vào nút Next. Hộp thoai hiển thị như hình 4.

Hình 4: Bạn có thể thay đổi cách Access lưu giữ thông tin ở hộp thoại này.

1. Chỉ rõ cách bạn muốn Access giữ thông tin đã được lưu thông qua mặt nạ nhập liệu. Có thể lưu số điện thoại bằng việc định dạng các ký tự hoặc không (mặc định). Độ dài trường cho số điện thoại thường là 10 ký tự, bạn nên lưu giá trị không dùng định dạng các ký tự.

2. Kích chuột vào nút Next. Access hiển thị hộp thoại cuối cùng như hình

Hình 5: Hộp thoại cuối cùng của Input Mask Wizard.

Kích chuột vào nút Finish. Sau đó, Access sẽ cập nhật thuộc tính Input Mask trong cửa sổ Design view và nó xuất hiện như sau:

!(999)000-0000;;_

Bạn có thể lặp lại từ bước 1 tới bước 8 cho mỗi trường điện thoại khác nhau. Khi thoát khỏi thuộc tính Input Mask, chú ý rằng Access định dạng lại dấu như sau:

!\(999”)”000\-0000;;_

Access thêm các ký tự bởi vậy mà mặt nạ thích hợp với những đặc điểm bên trong nó.

Khi đã hoàn thành mặt nạ nhập liệu, kích chuột vào công cụ Datasheet view. Đáp lại, Access hỏi bạn nếu muốn lưu sự thay đổi để sắp xếp bảng (hình 6).

Hình 6: Access hỏi bạn nếu muốn lưu sự thay đổi.

Kích chuột vào Yes để lưu và trở lại chế độ Datasheet. Bạn có thể nhập bản ghi khác ngay để thấy được kết quả.